Нет, для этого у нас не будет видеозвонка

Нетдляэтогоунаснебудетвидеозвонка

FrOSCon 2605 было онлайн-мероприятием из-за COVID – 40 пандемии, и дал мне возможность представить расширенную и сильно обновленную версию моих DevOpsDays 2605 разговаривать.


Я обычно делаю свои выступления доступными в виде видео и слайдов с полными заметками докладчика. В данном случае, однако, я считаю уместным выписать все это, чтобы вам не для просмотра полного видео в 58 минут, но может прочитать все вещь в 20.

Вы по-прежнему найдете ссылки на запись и нижнюю страницу деки, как обычно.


Коммуникации для распределенных команд

FrOSCon 862811

Эта презентация представляет собой доклад, представленный на FrOSCon 2605 Облачное издание . Это CC-BY-SA 4.0 по лицензии, см. лицензия для деталей.

Здравствуйте и добро пожаловать, уважаемые люди FrOScon – это мой доклад о коммуникациях в распределенных команды. Меня зовут Флориан, я второй раз выступаю на FrOScon, и вы, вероятно, захотите узнать, какие черты мне дают право говорить об этой конкретной проблеме. Итак:

Почему я говорю здесь?

Итак, почему я говорю о , что ?

А точнее, почему я Я говорю об этом?

Я повернулся 58 в прошлом году, был в ИТ около 56 лет назад (40 полный рабочий день), и из этого я работал

  • в 4 последовательных компаниях, каждая из которых работала вне офисов, для 17 годы,

  • в полностью распределенной компании, которую я основал d, в течение 6 лет,

  • и вот уже около трех лет я управляю распределенной командой, которая является бизнес-единицей компании, которая существовала для 40 лет и все это время работал только с единый офис.

Думаю, я мог видеть и осознавать некоторые из довольно интересных проблем, связанных с этим.

Что изменилось с прошлого раза?

Изначально я написал и представил этот доклад впервые в декабре 2605. В то время вы, наверное, забыли о SARS, понятия не имели, что такое SARS-CoV2 или COVID – 45 были, и многие из вас, вероятно, работали из офисов.

А потом, примерно через три месяца, все изменилось и внезапно этот разговор стал более актуальным для гораздо большей аудитории.

И произошло кое-что еще: многие люди внезапно заговорили о работе из дома и распределенных командах. , и многие из тех людей, которые говорили очень громко, сами работали или управляли распределенными командами только с марта. И изрядное количество того, что вы могли прочесть тогда и все еще можете прочитать сейчас, является полной и полной чушью.

Так что есть один момент, который я на самом деле не сделал в первоначальной версии этого выступления, потому что я думал, что это самоочевидно. Но я пришел к выводу, что для многих это не так, поэтому, чтобы исправить это упущение с декабря прошлого года – и с извинениями за это упущение перед замечательной тель-авивской публикой DevOpsDays, которая была моей первой аудиторией для этого выступления, позвольте я с самого начала проясняю одну вещь:

Эффективное распределенное сотрудничество – это , а не притворяется, будто находится в офисе, весь день глядя в веб-камеру.

Вы никогда не сможете извлечь выгоду из работы распределенной команды, если не откажетесь от некоторых офисных привычек. Ключ к эффективности распределенных команд – это , а не что они оказались не в одном и том же месте, как вы увидите из оставшейся части этого выступления. Так что ожидать успеха от подхода, при котором вы берете офисные привычки, просто убираете элемент местности, заменяете каждую личную встречу видеозвонком и продолжаете, – это смешно.

Хорошая новость в том, что если вы все сделаете правильно, вы получите гораздо лучшую команду, чем когда-либо была бы местная команда и у каждого есть шанс на гораздо лучший баланс между работой и личной жизнью, и вы не тратите слишком много времени, энергии и ископаемого топлива на дорогу.

Что в этом разговоре?

Итак, в этом разговоре вы найдете несколько общих тем:

  • Какие у нас есть доступные режимы для общения в командах;

  • Почему распределенные команды всегда взаимодействуют асинхронно, и какие режимы связи позволяют им работать самостоятельно. особенно хорошо;

  • Почему письменное сообщение так важен в распределенных командах;

  • А почему встречи (например, видеозвонки) – это способ общения, который эффективно распределенным командам вряд ли когда-либо понадобится – за исключением очень конкретных причин.

Но я хочу заявить об одном вещь заранее:

Это не наука.

Ничто из того, о чем я говорю, не пропитано какой-либо научной строгостью. Я представляю анекдоты, а не доказательства. Я могу принять корреляцию за причинную связь или наоборот. Он основан исключительно на моем личном опыте и опыте других людей, с которыми я разговаривал, смотрел или читал. Все, что я здесь говорю, подлежит обсуждению и опровержению, или вы можете просто иметь другое мнение.

Но это определенно не наука.

Теперь, со всем этим сказанным, позвольте мне попытаться дать определение распределенной команды в соответствии с моим пониманием:

Распределенная команда – это профессиональная группа, члены которой не полагаются на близость, чтобы

регулярно плодотворно сотрудничать.

не требуется для функционирования. Но это лучшее определение, которое я смог придумать.

Здесь есть пара ключевых слов:

  • Профессионал. Я говоря о командах, которые работают для достижения профессиональной цели. Это не обязательно означает, что все они работают в одной компании. Например, все они могут работать в разных компаниях, работая над совместным проектом, что часто случается в проектах программного обеспечения с открытым исходным кодом. Но они не занимаются своим хобби, они делают свою работу.

  • Обычно. Я говорю о командах, которые обычно работают в распределенном режиме, а не в офисной команде, когда один человек работает на дому.

  • Важно понимать, что отсутствие близости является не только пространственным, но и временным, потому что:

    Работа в распределенной команде означает асинхронную работу.

    Если ваша команда распределена, это равносильно утверждению, что она работает асинхронно, то есть, что люди будут работать над вещами параллельно, а способная распределенная команда будет иметь ровно столько точек синхронизации, сколько абсолютно n

    Причина этого не только в работе в разных часовых поясах, но и в том, что у каждого будет свой распорядок дня и / или свой индивидуальный распорядок дня. времена, когда они наиболее продуктивны. Что вы не будете пытаться синхронизировать. (Это будет означать, что вся команда настроена на провал.)

    Это не бесплатно и не падает нам на колени:

    Быть продуктивным в распределенной команде – это навык, который большинству людей необходимо учиться; это не врожденное для нас.

    Люди не рождаются с умением работать в распределенной команде. Люди лучше всего работают в группах, которые сотрудничают в непосредственной близости друг от друга; только совсем недавно технологии начали позволять нам в некоторой степени преодолевать это, давая нам другие преимущества, такие как возможность работать из дома или возможность нанимать людей, проживающих где угодно, при условии, что у них есть подключение к Интернету.

    Итак, теперь мы можем работать в командах, несмотря на то, что мы континентальные. на расстоянии друг от друга, но для этого нам нужно приобрести навыки. И если мы этого не сделаем, это будет иметь довольно серьезный недостаток, а именно …

    Ничего такого оказывает такое же тяжелое влияние на производительность, как плохая связь.

    Это трюизм, применимый как к распределенным, так и к нераспределенным командам. Плохая коммуникация разрушит любой проект, приведет к подрыву любого бюджета, провалит любую цель. Теперь обратите внимание, что обратное неверно: имея хорошее общение не гарантирует успеха. Но плохая связь гарантирует провал.

    И вот с чего нужно начать:

    Способная распределенная команда обычно экстернализирует информацию.

    Информация, как правило, гораздо менее полезна, когда она хранится только в голове одного человека, в отличие от того, чтобы быть доступной в общей системе, которой каждый доверяет и может использовать. Если вы извлечете важную информацию из своей головы и сохраните ее на носителе, который позволит другим легко найти и контекстуализировать ее, это победа для всех.

    Поскольку мы все работаем в сфере технологий, в нашем распоряжении обычно есть несколько средств для экстернализации, обмена и последующего доступа к информации. Итак, давайте посмотрим, как они сравниваются.

    Способы связи в распределенных команды

    Распределенная команда обычно использует несколько способов связи, полагаясь в основном на на тех, которые упрощают обмен, поиск и контекстуальную информацию, и избегают тех, которые затрудняют это.

    Во многих командах, распределенных или нет, использование чата в качестве режим общения по умолчанию становится нормой. Теперь за одним важным исключением, которое Я подхожу к концу разговора, это не признак наличия особенно динамичной или эффективной команды; все наоборот.

    Чрезмерное использование чата неэффективен. Это быть ленивым.

    Это симптом худшего вида лени (не злой умысел!) : в попытке быстро и легко общаться, ибо вы сами усложняете жизнь всем, включая себя.

    🙁

    Делиться Находить Контекстуализировать

    Чат 🙂

    😐

    Это потому, что, хотя делиться информацией в чате чрезвычайно просто, это также способ коммуникации «выстрелил и забыл». Чат затрудняет поиск информации постфактум. Если вы когда-либо пытались просмотреть загруженный архив Slack или IRC для обсуждения определенной темы, которая, как вы помните, произошла всего «несколько месяцев назад», вы согласитесь со мной здесь.

    Это даже еще трудно читать обсуждение Slack в контексте, что относится к другим дискуссиям по той же теме, днями или неделями раньше или позже.

    Давайте сравним это с другими режимами связи:

    🙂

    🙁

    😐
    Делиться Находить

    Контекстуализация
    Чат
    😐
    Эл. адрес 😐 😐

    • Электронная почта позволяет легко обмениваться информацией с человеком или группой с самого начала, но довольно сложно это сделать p людей в продолжающееся обсуждение постфактум. Позже поиск информации так же сложен, как и в чате, и он немного лучше контекстуализирует информацию, чем чат (потому что вы получаете правильную цепочку).
    • 😐

      😐 Вики

      🙂
          Вики и средство отслеживания проблем (при условии, что вы не заблокируете их с помощью глупых разрешений на просмотр) ), напротив, в обоих случаях очень легко делиться, находить, и контекстуализировать информацию.
      Делиться Находить Контекстуализация

      Чат 🙂

      😐 🙁
      Эл. адрес
      😐

      🙂 🙂

      🙂
      Отслеживание проблем 🙂 🙂


      Обратите внимание, что «вики» в данном контексте является сокращением для любого средства, которое позволяет вам совместно редактировать длинные документы онлайн. Это может быть настоящая вики, такая как MediaWiki, но также что-то вроде Confluence или даже общие документы Google.


      Аналогичным образом, «средство отслеживания проблем» может означать RT, OTRS, Jira, Taiga, Bugzilla, все, что вам подходит.

      🙁

      😐

      🙂

      🙂

      🙂

      🙁

      • Видеозвонки даже хуже, чем чат или электронная почта, потому что обмен информацией работает, но не масштабируется – в видеозвонке не может быть более 5 человек, а делиться записью полного видеозвонка просто бессмысленно.
      • Итак, действительно, сделайте свою вики и систему отслеживания проблем своим режим связи по умолчанию, а остальные используйте экономно. (Это не эвфемизм для выражения «не используйте их», о чем мы скоро поговорим.)

        Текстовый чат

        Так. Поговорим о текстовом чате. В наши дни это часто означает
        Slack , но то, о чем я говорю, в равной степени относится и к IRC , Mattermost , Riot и тому подобное.

        Универсален ли текстовый чат? Нет. Это плохо во всем? И это тоже не так. Есть очень специфическая ситуация, в которой текстовый чат – это хорошо:

        Использовать чат для совместной работы, которая требует немедленной интерактивной взаимной обратной связи.

        Использование интерактивного чат – хорошая идея для общения, которое требует немедленной интерактивной обратной связи от двух или более участников. Если это не так, чат – не лучшая идея.

        Это означает, что единственное, для чего хорош чат, – это общение, которое должно быть синхронный, и помните, в распределенной команде асихронность это норма. Таким образом, использование интерактивного чата для общения должно быть исключительным событием для распределенной команды; если это происходит регулярно, вы сделаете всех в команде несчастными.

        За любое взаимодействие, которое вызывает не требовать обратной связи, которая как немедленно а интерактивный, электронная почта, вики или система отслеживания проблем – намного превосходящие способы связи.

        Единственная причина использовать DM для сотрудничества

      Делиться Находить Контекстуализация
      Чат 🙂 😐

      Эл. адрес 😐
      😐
      Вики
      🙂
      Система отслеживания проблем
      🙂 🙂

      Видеозвонок

      😐
      🙁


      – это потребность в немедленной интерактивной взаимной обратной связи

      и конфиденциальности.

    Использование прямых сообщений чата (DM) в качестве стандартного средства общения совершенно бессмысленно. Чтобы чат-DM был полезен, должно произойти точно одно четко очерченное сочетание событий:

    • Вам нужна немедленная обратная связь от другого человека,
    • вам нужно взаимное взаимодействие с другим человеком,
    • вы не хотите, чтобы другие следили за беседой.

    Я не могу не подчеркнуть, что эта комбинация вполне допустима, но она чрезвычайно редка. . Если вы хотите просто обменяться идеями с кем-то наедине, подойдет зашифрованная электронная почта. Если вы хотите поработать над чем-то вместе с одним человеком, прежде чем поделиться этим с другими, ограниченные права просмотра на вики-странице или тикет системы отслеживания проблем будут работать нормально.

    Если вам не нужна конфиденциальность, но вам нужна интерактивная и немедленная обратная связь, есть вероятность, что вы работаете над чем-то срочным, и гораздо более вероятно, что в конечном итоге вам понадобится опросить другие мнения, чем то, что вы выиграли ‘ т. Поэтому просто используйте общий канал с самого начала, чтобы другим было легче следить за беседой, если это необходимо, и они могли бы указать на неверное предположение, которое есть у одного из вас, прежде чем вы в конечном итоге будете преследовать отвлекающий маневр. .

    Пинг чата – это плечо нажмите.

    «Пинговать» кого-то в чате (то есть упоминание его имени пользователя, которое обычно запускает визуальное или звуковое уведомление), точно так же, как подойти к человеку, прервать то, что он делает, похлопать его по плечу и задать ему вопрос.

    Независимо от вашего намерения или нет, они будут чувствовать себя обязанными ответить относительно быстро (единственное исключение – когда вы делаете это так часто, что заставили своих коллег игнорировать вас – поздравляю) .

    Это означает, что вы нарушили ход их мыслей, выдернули их из поля зрения. потенциально сложная задача, вынуждает их повторить то, что они сделали до прерывания, или фактически заставить их совершить ошибку.

    Так что пинговать кого-то в чате – это то, что вы должны делайте это только в том случае, если вы точно знаете об этом риске, и вы уверены, что все, о чем вы пингуете, является более важный. В противном случае, если быть очень откровенным, вас сочтут засранцем.

    Хотите, чтобы люди вас ненавидели? Отправлять голые пинги.

    A “ голый пинг »- это действие по отправке кому-либо сообщения, состоящего только из его имени пользователя и таких маркеров, как« пинг »,« привет »,« привет »и т. д.

    Не надо. Только не делайте этого.

    Любой человек, сведущий в использовании чата, при таком поведении будет склонен содрать с вас кожу живьем. Бесконечно больше, если это DM. Не делайте этого.

    Вместо этого всегда предоставляйте контекст. Всегда всегда всегда. Не говорите «могу я задать вам вопрос, вместо этого задайте вопрос. Если что-то не так срочно, скажите что-нибудь вроде «не срочно».

         15  :   11  

    :  

     15  

     Z  Джон Доу 

    :  

     Флориан  

    :  жестяная банка Я получать ваш глаза на  PR   #   1633  ?    

     19  

    :  

     90  :   20   Z   флориан  :  Джон Доу :  сделано !   ( было  afk  для  а 

     немного

     -  больной

     kiddo 

    )  

     20  

    :  

     58  :  

     100   Z  Джон Доу :   Флориан  :    нп 

     , 

     ty    

    Должно быть само собой разумеющимся, почему это лучше, чем голые пинги, но если для вас это не так, то прочтите, пожалуйста, , любезно предоставлено Адамом Джексоном и Марком Маклафлином.

    Видеозвонки

    (Zoom, Hangouts, BlueJeans и т. Д. .)

    Далее я хотел бы поговорить о видеозвонках. Неважно, какую технологию вы используете. Это может быть Zoom, Google Hangouts, BlueJeans, Jitsi или что угодно.

    количество видеозвонков резко возросло.

    Есть очень веская причина для использования видеозвонков: они дают вам возможность улавливать нетекстовые и невербальные сигналы из звоните участникам. Но это действительно единственная веская причина их использовать.

    Видеозвонки имеют существенный недостаток: до тех пор, пока мы не получим надежное автоматическое распознавание и транскрипцию речи, они будут работать только наполовину. на записи. Вряд ли кто-то потрудится подготовить полную стенограмму встречи, и, во всяком случае, мы, возможно, получим краткое изложение обсужденных вопросов и согласованных действий. Таким образом, даже если мы будем вести записи каждого видеозвонка, на котором мы присутствуем, практически невозможно различить постфактум, что обсуждалось на встрече до решения были приняты.

    Также практически невозможно найти пункт обсуждения, о котором вы только смутно припоминаете, когда он обсуждался на видеовстрече, тогда как это имеет гораздо большую вероятность успеха, если обсуждение проходило в любом архиве. текстовый носитель.

    Каждое видео для звонка нужна повестка дня.

    Это это, конечно, верно для любой встречи, а не только проводимой по видеосвязи.

    Беседа без повестки дня бесполезна. Вы хотите, чтобы люди знали, чего ожидать от звонка. Вы также хотите дать людям возможность подготовиться к звонку, например провести небольшое исследование или собрать некоторую документацию. Если вам не удастся разослать эти заранее, я могу гарантировать, что звонок будет неэффективным и, скорее всего, приведет к повторному выполнению.

    Пока машины становятся достаточно умными, чтобы автоматически расшифровывать и резюмировать слова, сказанные на собрании, писать заметки и резюме каждого собрания, которое вы посещаете, и распространяют их.

    Так же важно, как и повестка дня для определения цели собрания, это набор заметок, описывающих его результат .

    Эффективные распределенные команды понимают, что запись звонка имеет значение, а не сам звонок. Значение имеет не произнесенное слово, а написанное.

    Отсюда следует следующее:

    Чтобы быть полезным, запись звонка требует больше времени и усилий , чем сам вызов.

    Если вы считаете, что видеозвонки менее полезны, чем собрания в чате или общий документ, который редактируется вместе или обсуждается в комментариях, подумайте еще раз. Единственный способ сделать видеозвонок менее трудоемким - это когда все ленивы и, следовательно, звонок бесполезен. Для каждой встречи нужны заметки и резюме, и вам необходимо разослать эти заметки не только всем, кто присутствовал на встрече, но и всем, кому это необходимо.

    Вот стандартная схема, которую я использую для заметок:

  • Название встречи
  • Дата, время, участники
  • Резюме
  • Вопросы для обсуждения (таблица)
  • Пункты действий
  • top чрезвычайно полезен, поэтому люди могут решить,

    • должны немедленно ознакомиться с тем, что обсуждалось, и, возможно, ответить, если у них есть возражения, или
    • только хотят знать, что было решено, или
    • просто держите в голове, что встреча произошла, что заметки существуют, и где они могут их найти, когда им нужно к ним вернуться .

Если вы правильно проводите встречи, большинство из них вам больше не понадобится.

Самое смешное, что как только вы придерживаетесь этот стандарт - и я повторяю, наличие полной и подробной записи является единственным приемлемым стандартом для видеоконференций - вы Обратите внимание, что вы можете вообще пропустить собрание, используя просто совместно отредактированный документ вместо ваших заметок о встрече и удалите ненужную точку синхронизации.

Видеозвонки для повторяющихся встреч команды

Есть одна вещь, которая Я верю v Идео-звонки хороши, и это значит использовать их для повторяющихся встреч как возможность почувствовать пульс. вашей команды.

Очевидно, что распределенная команда имеет несколько повторяющиеся встречи, потому что они являются точками синхронизации, и мы уже обсуждали, что стремимся минимизировать их. Так что идея ежедневных стендапов, встреч по планированию спринтов и ретроспектив спринтов принципиально несовместима с распределенными командами. Кроме того: по моему скромному мнению, именно поэтому использование Scrum - ужасная идея в распределенных командах, не говоря уже о

что это ужасная идея , период.

Однако, возможно, одна встреча в неделя (или, может быть, даже один раз в две недели) в видеозвонке полезна именно по вышеупомянутым причинам того, что вы способен улавливать невербальные подсказки, такие как язык тела, поза, мимика и тон. Если люди в стрессе или недовольны, это будет видно. Если они расслаблены и продуктивны, это тоже покажет. необходимо для выполнения работы. Команда, которую я возглавляю, проводит одно часовое собрание в неделю, но всякий раз, когда эта встреча противоречит чему-либо, мы пропускаем ее и разделяем нашу работу только с помощью распространенных координационных заметок, и это тоже работает. Встреча действительно служит цели эмоциональной синхронизации и улавливания невербальных коммуникаций.

Инструктаж людей

Всякий раз, когда вам нужно тщательно проинструктируйте группу людей по важному вопросу, рассмотрите используя формат из 5 абзацев.

  • Ситуация
  • Миссия
  • Исполнение
  • Логистика
  • Когда вы работаете в распределенная команда, поскольку каждый работает по своему графику и все асинхронно, вы можете иметь дело с постоянным входящим потоком информации - от ваших коллег, ваших отчетов, вашего менеджера, ваших клиентов.

    Это невозможно изменить, поэтому вам нужно применить свою собственную структуру к этому потоку. Дальнейшее описание не является способом сделать это. , но один способ, и вы можете найти другой, который работает лучше для вас. Но вам нужно будет определить и применить некоторую структуру, иначе вы будете постоянно чувствовать себя перегруженными и рискуете выгорание.

    Рассмотрите возможность использования «4-D» подход при работе с входящими информация.

    (Наконечник шляпы для Дэвид Аллен)

    Для этого существует определенный подход, о котором я узнал из чтения Дэвид Аллен Я не знаю, изобрел ли Аллен четырехмерный подход или кто-то придумал его до него, но я знаю об этом именно так. В книге Дэвид Аллен предлагает применить одно из следующих четырех действий к любому входящему биту информации:

    • Уронить означает читать, понимать, а затем архивировать. Это то, что вы используете для всего, что не требует никаких действий с вашей стороны.
    • Делегат для вещей, которые требуют действий, но не от вас. Убедитесь, что он дошел до нужного человека и был понят им , и сделайте пометку для последующих действий. .
    • Defer означает, что это нужно делать, и это вам нужно чтобы сделать это, но не нужно делать немедленно . Введите его в свой список задач (чтобы использовать очень общий термин, подробнее об этом чуть позже) и удалите из своего почтового ящика.
    • Делать - это (обычно очень мало) вещей, которые необходимо сделать вам, и немедленно.

    Следование этому подходу не означает, что вы никогда не будете перегружены объемом информации, который вам нужно обработать. Но это значительно снизит этот риск.

    Правила «сброса»

    «Отбрасывание» вещей не означает их игнорирование. Вы все равно должны прочитать и понять, что в них содержится, и иметь возможность найти их позже. Так:

    Leave a comment

    Your email address will not be published. Required fields are marked *

    4 × four =