Эффективность – враг

Эффективность8211враг

Есть большая вероятность, что большинство проблем в вашей жизни и работе сводятся к недостаточному провалу. Вот как работает Slack и почему вам нужно его больше.

Представьте, если бы вы, как начинающий энтузиаст продуктивности, однажды получили доступ к машине времени. и решил совершить путешествие на несколько десятилетий назад в офис одного из ваших давних бизнес-героев. Назовем его Тони.

Вы маскируетесь под дворника и полагаете, что нескольких дней наблюдения должно быть достаточно, чтобы раскрыть секрет невероятной продуктивности и проницательности этого генерального директора. Вы хотите изучить привычки и методы, которые позволили ему навсегда изменить целую отрасль.

Придя в офис (без сомнения, задымленный), вы немного удивлены чтобы найти это далеко от улья активности. Фактически, люди, которых вы видите вокруг, кажется, почти ничего не делают. За пределами офиса вашего героя его секретарша отдыхает за своим столом (и давайте признаем, что гендерный фактор не был бы другим). Назовем ее Глорией. Она совсем не выглядит занятой. Вы наблюдаете в течение получаса, как она читает, убирает свой стол и болтает с другими секретарями, которые проходят мимо. Они тоже не кажутся занятыми. Не понимая, почему Тони тратит деньги на праздный персонал, вы остаетесь еще на несколько часов.

При более внимательном рассмотрении вы понимаете, что ваше первоначальное впечатление было совершенно неверным. Глория действительно большую часть времени ничего не делает. Но время от времени от Тони приходит запрос, инструкция или предупреждение, и она бросается в глаза. Через несколько минут она отвечает на звонок, отправляет письмо, переносит встречу или находит нужный документ. Каждый раз, когда у него возникает проблема, она сразу ее решает. Здесь нет списка дел , нет отправки заявки, нет ожидания ответа на электронное письмо для Тони или Глории.

В результате день Тони проходит гладко и эффективно. Каждая минута его времени уходит на самую важную часть своей работы – на принятие решений – а не на устранение тривиальных неудобств, таких как ожидание в очереди в почтовом отделении.

Все это время Глория тратит на безделье не зря время. Это резерв: избыточная мощность, обеспечивающая оперативность и гибкость. Промежуток времени важен, потому что он означает, что у нее никогда не будет невыполненных задач. Она всегда может сразу разобраться со всем новым. Работа Глории – следить за тем, чтобы Тони был настолько занят, насколько это необходимо. Не нужно быть настолько занятым, насколько это возможно.

Если вы когда-нибудь окажетесь в стрессе, подавленном состоянии, погружаетесь в застой, несмотря на желание измениться, или разочарованы, когда вы не можете откликнуться на новые возможности, вам нужно больше расслабиться в своей жизни.

В Slack: преодоление выгорания, тяжелая работа и миф о полной эффективности , – объясняет Том Демарко. что большинство людей и организаций не осознают ценность бездействия. Хотя книге сейчас около двадцати лет, ее основная идея вневременна и заслуживает пересмотра.

Враг эффективности

«Вы эффективны, когда делаете что-то с минимумом отходов. И вы эффективны, когда делаете что-то правильно ».

Многие организации одержимы эффективностью . Они хотят быть уверены в том, что каждый ресурс используется на полную мощность, и все бегают каждую минуту дня, делая что-то. Они нанимают опытных консультантов, чтобы унюхать малейший запах расточительства.

Как отдельные люди, многие из нас также одержимы миражом полной эффективности. Мы планируем каждую минуту нашего дня, гордимся тем, что избегаем перерывов, и ругаем себя за малейшее отвлечение. Мы рассматриваем сон, болезнь и выгорание как нежелательные слабости и боготворим тех, кто никогда не поддается им. Однако эта точка зрения не учитывает, что эффективность и результативность – это не одно и то же.

Общая эффективность – это миф. Вернемся к Глории и Тони. Представьте, если бы Тони решил дать ей больше работы, чтобы она проводила полные восемь часов в день. Было бы это эффективнее? Не совсем. Свободное время позволяет ей сразу же отвечать на его просьбы, тем самым эффективно выполняя свою работу. Если Глория уже занята, Тони придется подождать, и все, что он делает, задержится. В результате оба они будут менее эффективны.

Каждый раз, когда мы устраняем провисание, мы создаем наращивание работы. Демарко пишет: « С практической точки зрения невозможно удержать всех в организации 100 процент занятости, если мы не допускаем некоторой буферизации на рабочем месте каждого сотрудника. Это означает, что есть почтовый ящик, в котором работа накапливается. »

Многие из нас ожидают, что работа не потребует перерывов в работе из-за негативных факторов. мы это воспринимаем. В мире маниакальной эффективности бездействие часто воспринимается как лень или безынициативность. Однако без перерыва во времени мы знаем, что не сможем сразу выполнить новые задачи, и если кто-то настаивает на том, что мы должны это сделать, мы должны отказаться от того, что делали раньше. Так или иначе, что-то задерживается. Увеличение занятости вполне может быть бесполезным:

«Можно сделать организация более эффективна, но не улучшена. Вот что происходит, когда вы прогоняете слабину. Также можно сделать организацию немного менее эффективной и значительно улучшить ее. Для этого вам необходимо вновь ввести достаточно слабых мест, чтобы организация могла дышать, изобретать себя заново и вносить необходимые изменения ».

Определение слабины

ДеМарко определяет слабину как « степень свободы, необходимую для осуществления изменений. Slack – естественный враг эффективности, а эффективность – естественный враг слабости. »В другом месте он пишет:« Slack представляет собой операционную способность, принесенную в жертву интересам долгосрочного здоровья . »

Чтобы проиллюстрировать концепцию, ДеМарко просит читателя представить одну из тех головоломок, состоящую из восьми пронумерованных плиток в коробке с одним пустым местом. так что вы можете перемещать их по одному. Цель состоит в том, чтобы перемешать плитки в порядке номеров. Это пустое пространство эквивалентно провисанию. Если вы удалите его, игра станет технически более эффективной, но « что-то еще потеряно. Без открытого пространства больше нет возможности перемещать плитки. Макет оптимален сам по себе, но если время покажет обратное, изменить его невозможно. »

Наличие небольшого пространства для маневра позволяет нам реагировать на изменения обстоятельства, экспериментировать и делать вещи, которые могут не сработать.

Slack состоит из лишних ресурсов. Это может быть время, деньги, люди на работе или даже ожидания. Slack жизненно важен, потому что он не дает нам застрять в нашем текущем состоянии, неспособности реагировать или адаптироваться, потому что у нас просто нет возможностей.

Отсутствие резервов – это утомительно. Дефицит давит на наш разум и расходует энергию, которая могла бы пойти на выполнение поставленной задачи. лучше. Это усиливает влияние сбоев и непредвиденных последствий.

Слишком большой резерв – это плохо, потому что ресурсы тратятся впустую и людям становится скучно. Но в целом отсутствие люфта – проблема гораздо чаще, чем его избыток. Если вы даете себе слишком много свободного времени при планировании проекта, который идет более гладко, чем ожидалось, вы, вероятно, не будете проводить свободное время, сидя, как лимон. Возможно, вы оправитесь от более раннего проекта, который потребовал больше усилий, чем предполагалось. Возможно, вы поработаете над некоторыми отложенными проектами. Может быть, вы сможете понять, почему это прошло хорошо, и извлечь уроки на будущее. И, возможно, свободное время – это просто ваша награда за уже хорошо выполненную работу! Вы заслуживаете передышки.

Slack также позволяет нам справляться с неизбежными потрясениями и неожиданностями жизни. Если каждый час в нашем расписании учтен, мы не сможем замедлиться, чтобы оправиться от небольшой простуды, переключить немного внимания на изучение нового навыка на некоторое время или поглотить пару часов технических трудности.

В общем, вам нужно больше слабины, чем вы ожидаете . Если у вас нет большой практики, ваши оценки того, сколько времени займет работа или насколько она сложна, почти всегда будут низкими. Большинство из нас рассматривают наилучшие сценарии так, как если бы они были наиболее вероятными и неизбежно осуществятся, но это случается редко.

Вам также нужно внимательно следить за как быстро вы израсходуете свой запас, чтобы вовремя его пополнить. Например, вы можете просматривать свой календарь один раз в неделю, чтобы убедиться, что в нем все еще есть пробелы, и вы не позволили собраниям заполнить ваше свободное время. Подумайте о более важных для вас формах бездействия, а затем регулярно проверяйте их. Если вы обнаружите, что у вас заканчивается резерв, примите меры.

Время от времени вам может потребоваться отказаться от резервирования, чтобы воспользоваться преимуществами ограничений. Отсутствие слабых мест в краткосрочной перспективе или в определенной области может заставить вас быть более изобретательными. Если вы обнаружите, что изо всех сил пытаетесь придумать творческое решение, попробуйте сознательно уменьшить свою слабость. Например, дайте себе пять минут на мозговой штурм или спросите себя, что бы вы сделали, если бы ваш бюджет был сокращен на 90%.

Тем не менее, в большинстве случаев очень важно тщательно оберегать свою слабину. Лучше предположить, что вы всегда будете склонны использовать его, иначе другие люди попытаются украсть его у вас. Установите четкие границы в своей работе и следите за задачами, которые могут вырасти.

Промежуток времени и изменения

В прошлом люди и организации иногда могли обходиться без особого расслабления – по крайней мере, какое-то время. Сейчас, несмотря на то, что слабость становится все более и более важной для выживания, мы как никогда стремимся устранить ее во имя эффективности. Выживание требует постоянных изменений и переосмысления, что « требует товара, которого нет в наше время, как никогда раньше. Этот товар – каталитический ингредиент перемен – слабый. »Демарко продолжает:

«Slack – это время, когда происходит переосмысление. Пришло время, когда вы не 100 процентов заняты операционным бизнесом вашей фирмы. Slack – это время, когда вы заняты на 0 процентов. Slack на всех уровнях необходим для того, чтобы организация работала эффективно и росла. Это смазка перемен. Хорошие компании преуспевают в творческом использовании слабины. А плохие только одержимы его удалением ».

Только когда мы на 0 процентов заняты, можем ли мы сделать шаг назад и взглянуть на то, что мы делаем, в целом. Slack позволяет нам думать наперед . Чтобы понять, находимся ли мы на правильном пути. Созерцать невидимые проблемы. Обдумывать информацию. Чтобы решить, идем ли мы на компромисс. Делать вещи, которые нельзя масштабировать или которые какое-то время могут не оказаться прибыльными. Чтобы уйти от плохих сделок .

Промежуток времени и производительность

Ирония заключается в том, что мы достигаем гораздо большего в долгосрочной перспективе, когда у нас есть слабость. Мы более продуктивны, когда не пытаемся быть продуктивными все время.

ДеМарко объясняет, что объем работы, выполняемой каждым человеком в организации, никогда не бывает статичным: « Вещи меняются каждый день. Это приводит к новой неравномерности задач, когда одни люди берут на себя дополнительную работу (их буферы накапливаются), в то время как другие становятся менее загруженными, поскольку кто-то впереди них в производственной цепочке медленнее генерирует свой особый вид работы для передачи. «Отсутствие слабины неприемлемо. Неизбежно, нам нужны дополнительные ресурсы, которые должны откуда-то поступать.

подумайте, правильно ли мы поступаем. Это контрастирует с захватом первой задачи, которую мы видим, поэтому никто не думает, что мы ленивы. Ожидание, что «постоянная занятость означает эффективность», заставляет всегда выглядеть занятыми и держать под рукой запас работы. Если мы видим, что наш буфер сокращается, и мы хотим оставаться занятыми, единственное возможное решение – работать медленнее.

Попытка устранить резерв приводит к увеличению объема работы. Свободного времени никогда не бывает, потому что мы всегда его заполняем.

Амос Тверски сказал, что секрет хорошего исследования заключается в том, чтобы всегда быть немного неполной занятостью; вы тратите годы, не имея возможности тратить время зря. Эти потраченные впустую часы необходимы, чтобы понять, в правильном ли направлении вы движетесь.